主題

角色

常見問題

解決方案

1. 設定明確目標與議程

決策者（高階主管）

會議流於形式，無實際決策

所有會議須明確設定目標（如「決定新市場策略」而非「討論市場動態」）

確保所有會議都有具體的產出（如決策方案、行動計劃）

針對重複性會議（例：專案進度例行追蹤）進行評估是否改成書面報告

主管

會議內容雜亂，討論無法聚焦

會前擬定會議議程，提前通知與會者準備

限定每個議題的討論時間，避免無限延伸

指定決策負責人，確保產出具體結論

2. 控制與會人數與時間

決策者（高階主管）

會議時間過長，重要決策者無法有效運用時間

設定「黃金時間法則」：決策會議不超過 60 分鐘，討論型會議不超過 30 分鐘

限制與會人數（如高層決策會議不超過 5 人）

改用書面報告，減少不必要的會議

主管

會議與會者過多，卻沒有實際參與

只邀請真正有決策權或關聯度的成員，其他人可透過會議記錄了解內容

短會議模式（如每日站立會議 15 分鐘內解決問題）

敏捷開發團隊常採用 stand-up meeting（站立會議）來提升效率，每人僅陳述 1. 今日目標 2. 可能遇到的問題 3. 需要的支援。

3. 會議不再跑題！3 招讓討論聚焦

主管

會議常出現與主題無關的討論，導致時間拖長

會議開始前，重申核心目標

會議中若發散話題，立即導回正軌，例如：「這個議題可能不在今天的範圍內，我們另開會討論。」

設置「最後 10 分鐘決策時間」，確保會議有具體結論

4. 會議後的行動計畫與追蹤

主管

會議結束後，沒人真正執行，最後不了了之

會議結束前，確認所有決策的「負責人、執行期限、預期結果」

使用 Trello、Notion 或其他專案管理工具追蹤行動計畫

例如：Trello 可用於任務分配，Notion 適合記錄決策。

員工

會議結束後，不知道該做什麼，導致進度延誤

會後 24 小時內，回顧會議記錄，確認自己的責任與時程

主動向主管確認不清楚的任務，確保執行方向正確

5. 善用工具，讓會議更高效！

主管

會議記錄與文件管理混亂，影響溝通

使用 Google Docs 共享會議議程與記錄，減少 Email 來回溝通

透過 Teams 、Googlemeet 減少線下會議，提升遠端溝通效率

員工

無法有效整理會議資訊，會後難以回顧

善用 SeaMeet或Plaud等錄音紀錄設備記錄會議重點，減少冗長筆記

使用專案管理工具紀錄追蹤確保會後行動計畫能落實