Gmail實用的四大功能,讓你收發信簡單又快速
在21世紀,網路已經是不可或缺的通訊方式,相較於手機的通訊軟體,工作時更常使用郵件收發信。因此每天收發信已成為日常,但是每天收發信卻容易造成我們工作效率下降。那有什麼功能可以改善嗎?
有的,gmail本身就內建了許多功能,這次就來介紹Gmail實用的四大功能來提升大家的工作效率,減少收發信的時間。
一.取消傳送
在撰寫mail時,有時候可能太急,結果在郵件還沒完成的情況下,不小心按到傳送,這時候有挽救的機會嗎?
Gmail其實有內建取消發送的選項,點選主畫面右上角的齒輪按鍵,點選「查看所有設定」的「一般設定」,可看到「取消傳送」的功能,可以選擇「取消傳送期限」的秒數。之後若要回收信件,在 Gmail 通知信件傳送成功後,在設定的秒數內點選「復原」,信件就不會寄出了。
二.桌面通知
當你想設定Gmail 在收到新郵件或是重要郵件時,在桌面顯示彈出式通知,該怎麼做呢?
同樣在「查看所有設定」的「一般設定」中點選「桌面通知」,再點選「開啟新郵件通知」,就可以在信箱收到新郵件時,跳出通知;點選「開啟重要郵件通知」則是僅收到重要郵件時才會跳出通知。
三.簽名
在信件內容完成後,最後都會附上結尾敬詞及個人署名,而這個動作就像是蓋章一樣,重複性高。若是每次花30秒輸入名字與結語,10封信就花了5分鐘在做這件事,因此要是能夠自動帶入結尾敬詞與個人署名,是不是就能提高工作效率。
在「一般設定」中點選「簽名」,點選「建立新標籤」,設定新簽名名稱,在右方框中填寫你要輸入的內容,在「簽名預設值」點選你設定的簽名名稱即可。
四.休假回覆
當你明天要休假,總不可能隨時在收信,但還是會擔心有公事或者急件需要回覆時,對方找不到自己。若是我們在對方來信時,gmail能自動發出信息告知對方自己今天休假,是不是就太完美了呢!
在「一般設定」中點選「開啟休假回覆」,輸入你想回覆的主旨及內容就可以囉!