會議記錄怎麼寫?|四個會議記錄技巧報你知!

Workingplus職人學堂

2024年8月28日 上午 12:39

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會議記錄怎麼寫?又有哪些技巧呢?

一個能夠把會議記錄寫得好的人,代表他具有以下能力:

.專注力集中
.細心度高
.打字速度快
.理解能力強
.反應迅速
.能夠多工作業
.組織能力好
.善於抓重點
.文字掌握度佳

做會議記錄可以讓當事人學到、聽到、了解到很多事情,並且用不同的角度去觀察理解。

因此不要小看會議記錄的工作,因為它絕非想像中的簡單。當你在做會議記錄時,到底有多少人看得懂,而又有多少人覺得雜亂無章,沒有重點呢?

因此,要把一場會議討論的過程,詳實、精確地記錄下重點和決議,絕非想像中的容易。

若是不知道怎麼做會議記錄比較好,不彷可以試試這四個會議記錄技巧!

1.確認開會的目的與議題

開會前,必須先掌握會議的最主要目的,先向各個與會主管或主席確認目標與討論主題,這樣在開會的過程當中,才能知道哪些發言是跟主題相關,一定要記下來的、哪些是不必要的、又或者可以再持續追蹤等等。


會後也可以再跟主管或主席溝通,了解剛剛開會所記錄的內容是否正確,且再次確認哪些細節需要保留,才能精簡地表達重點。

2.訓練中打速度

在會議中的談話與討論節奏快,而現在的人相較手寫會議紀錄,大部分都是使用電腦打字,不但速度快,花費時間也較少,因此打字數度對於做紀錄的人來說是要有一定的水平之上。

3.錄音筆

錄音筆是在會後用來幫你檢視會議紀錄是否有所遺漏或是不足,甚至在會議中不小心漏聽了某部分,還可以透過錄音檔回放,避免遺漏任何重點。

4.使用快速、省時的紀錄方法

在會議中不可能即時的將字字句句以及名字完整的紀錄下來,因此我們可以使用代號、簡稱來暫代完整的名字或是內容,例如行銷主管的代號可以是M,又或者是主管英文名字開頭,來記錄這段話是該主管所表述,在會議記錄上花費的時間也會相較少!

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