一份專業的簡報製作與簡報技巧

PPT是從小到大必備的文書職能之一,主要是為了展示演講者的簡報內容。

當你今天向上對主管、老闆做簡報的時候,哪些地方是需要注意的?又有哪些技巧可以過關斬將?

首先我們要了解簡報的說服策略該如何擬訂

一.你需要釐清報告對象

二.簡報目的為何

三.架構要明確,前後邏輯清楚有依據

四.運用圖表與資料相互連結

 

對簡報的說服策略有基本的認知後,提報時又怎麼讓老闆頻頻點頭呢?

老闆是否想往下聽簡報取決於你前3~4頁簡報。

第一頁是吸引力,也是所謂提案的核心,靠著"吸引力"決定老闆的想法與興趣,像是這個提案能獲得多少效益,或者什麼樣的策略能降低多少耗損率。讓老闆聽到眼睛為之一亮的關鍵就是高營收高績效!

第二頁是專業力,既然提出了不錯的想法,但憑什麼證明你做得到?

因此如何做,該怎麼做則是考驗你的專業。說明方法的可行性,配合外部市場調查或是內部營運數字,強調的是數據提供,而不是空口說白話,看到市場趨勢/內部問題,則要提出產品/服務特色的差異化,例如:成功的個案、競品分析/營運分析。

第三頁以後就是管理力,既然你將外部市場/內部營運調查、比較的那麼清楚了,老闆也滿意的問那何時啟動這個專案?因此要給出短中長期的目標與風險評估,這樣才會是一個完整的提報!

 

那什麼樣的問題會讓老闆有興趣呢?

說明問題的核心,問題的描述顯現出這個問題的嚴重性與急迫性!

問題描述=發生頻率X嚴重性X影響人數

例如:一般物流運輸業每年約有2000件失誤,造成大量客戶投訴,且造成100萬的損失,員工工時太長造成離職率高而不易訓練。為來電商務流需求增加可能造成更多的損失,預估每年超過200萬,並毀損公司形象。

 

最後提供幾點簡報小技巧,供大家參考:

1.舒服不突兀的美編排版,過於花俏的美編反而使人注意力不集中,有時候白底是最好的呈現方式

2每種字型能給人不一樣的感受,像是在會議中可以使用思源黑體、微軟雅黑體,較為正式清晰

3.一頁不要超過3種文字,版面會過於花俏與雜亂,建議標題、內文個別統一字體

4.避免文字過多,若超過五筆以上的資料,請分類、排序,做小結

5.圖表優於文字,在使用圖表時,請帶出結論

6.若在某頁講稿最多的地方,用動畫淡出做切割,讓動畫帶動你演講的排序

7.給予大量的資訊時,請把關鍵的訊息放在開頭說

8.預設主管的提問,準備好問答集,避免主管在提問時,回應的不夠流暢反而扣分

9.練習、練習再練習