教你成為管理者眼中的得力助手！看懂「管理稽查計畫」

管理者的主要職責之一是確保執行者的作業符合標準。而管理者如何確保我們工作是否符合標準？這不是靠要求、提醒或訓練，就能有成效的。人不是機器，機器都會故障了，更何況是人在做的事情呢！因此，管理者會善用平時的管理稽查，導正同仁工作上的偏差。

管理者會如何進行稽查呢？分為稽查類型以及從計畫到執行來談。

 

一、可作為管理稽查的四種類型工作

 

1.專案項目／ 新事務

這裡指的是非常態的事務，我們不一定擁有足夠的經驗值能夠妥善處理新的項目；甚至不一定能夠判斷事情發生異常；又或是沒有意識到時間不夠充足，即將影響到表定完成日期。因此，管理者會在新事務多抽查專案的里程碑進度，以確保事務如應當的樣子進行中。

 

管理者在抽查此類的專案項目或是新事務，只要該異常不是有立即的危害或是時間緊急，便會將其作為培訓同仁的時機點。管理者向執行者點出異常點，接著詢問該同仁如何看待這個異常及打算如何調整優化。藉這個過程，彼此交流處理的經驗值及背後的心法。在專案結束後，管理者也可能會邀請專案參與者分享專案的學習，強化及鍛鍊同仁們的工作職技能。

 

2.事件源頭

工作者很不喜歡重工，尤其是要回到源頭重新修正。而從組織整體來談，工作回到源頭修改，也會影響大家的作業時間，可能讓原本不急的事情，變成有時間壓力。因此，管理者通常需要在事件源頭便先確認清楚，再讓執行者接續處理，至少就不會在源頭就產生偏差。

 

這便是為什麼需要有年度計畫或是工作計畫的原因。針對重要的事務，管理者必須先確認執行者擬定的計畫，在事件源頭先做好把關。最重要的是管理者要確認「預計完成日」是合適的。而行動方案只要看起來沒有太大的問題，管理者便不會細節調整執行者的方案，而是在後續執行時，管理者才會針對重要的事務檢視。

 

3.重要的／對外事務（或是與金錢有關）

除了前述提到的「專案（非常態）」及「事件源頭」管理者會主動進行稽查確認外，在一般事務的執行過程中，管理者還會選擇什麼項目來主動稽查呢？答案是「重要的事務」。不同的部門，核心的職能是不同的，也會是該部門的關鍵重點，這是優先稽查的項目，藉此管理者能檢查確認部門的核心職能沒有出錯。

 

再者便是對外的事務，先以對到公司以外的事務為主，像是政府機關、供應商或是客戶，都是所謂的公司對外的事務。如果所有主動稽查的項目，同仁都執行得很好，再來管理者便會針對對到其他協同部門的事務安排稽查，也就是公司內本部門的另外一種對外事務。

 

還有就是和金錢有關的事情，金錢的事不可不慎。主管只要在意，這樣的氛圍會自然而然地感染團隊，讓團隊在工作上重視金錢及其價值，而不是不在意公司的錢，隨意浪費掉。因此，我們也必須確實檢視預算的提案合理性及費用申請的正確性。

 

4.常出錯的程序（出錯率三成以上）

常出錯的工作程序，第一種可能性是執行者的狀況，隨意做或跳程序執行（導致原本的把控點未能發揮作用），又或是執行者的工作能力不足。第二種可能性是現有的程序已經不合用了，需要被調整。因此，常出錯的事務，對管理者來說，會產生警示的效果，剖析原因之後，便能產生下一步要做什麼的規劃了。

 

了解上述四類需要被管理稽查的事務後，我們需要了解管理者稽查的優先順序。如果管理者的時間不夠用，最優先稽查的除了第２項「事件源頭」外，再來便是第３項的「與金錢有關」及「對外事務」。

 

二、「管理稽查計畫」是什麼？

 

什麼是「管理稽查計畫」？

一般而言，管理者會設定「稽查日、被稽查者（也就是執行者）、稽查事項」，一個月通常有兩個時段進行常態工作的管理稽查，每次約１小時。

 

在稽查當日，管理者很有可能會從原稽查的事務，又延伸需要再稽查的事務。這是因為當看到一個錯誤，很自然會想再多抽查，是否多數都異常，還是只是剛好抽到的那單是偶發異常。

 

而設定「管理稽查計畫」，可以避免管理者只看自己覺得應該要看的事情，導致有些事情長期未被稽查到，等到有一天爆發時，就演變成很嚴重的事情了。

 

而管理者是如何設定「管理稽查計畫」來避免遺漏檢視到重要的工作的呢？可從「CMP工作盤點表」、「專案列項計畫」及「部門會議記錄」著手。在設定計畫時，全部門的同仁姓名皆會被排進「被稽查者」中，而「稽查事項」包含專案及會議記錄提到的待辦或是異常提醒。

 

之所以要設定「稽查計畫」，除了稽查的項目外，也包含管理稽查日，如此，可先預約到管理者的行事曆上，屆時管理者就不會被日常的工作追著跑，反而把「重要又不緊急」的管理稽查事情遞延到忘記。

 

管理者可以從各類的管理稽查事項養成管理的手感，就會產生管理敏感度，知道什麼事情要看什麼關鍵點，甚至可以感受到執行過程中不太對勁處，而在深入了解後，便能把問題矛頭揪出，避免不必要的錯誤和損失。因此，管理者也須重視管理稽查，並培養自己的管理敏感度，以便在遇到問題時，能夠即時發現並解決，更進一步提升自身預防管理能力。